Universiteit Leiden

nl en

Administratief Shared Service Centre

Verantwoordelijkheid

Elke medewerker en student heeft behoefte aan betrouwbare en professionele ondersteuning op het gebied van processen, systemen en documentenbeheer . Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten. Met ongeveer 135 collega’s ondersteunt het ASSC onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC omarmt de kernwaarden klantgerichtbetrouwbaar, flexibel, verbindend, inclusief en enthousiast. 

Wat doet het ASSC?

Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen,  de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat uit het:

Het Servicepunt ASSC is het loket voor alle teams van het ASSC waar je als medewerkers terecht kunt voor al je vragen over de afhandeling of betaling van je factuur of declaratie, personele mutaties, het aanvragen van een werkgeversverklaring en vragen over je salaris.

Neem contact op het het Servicepunt ASSC:

Het FSSC is verantwoordelijk voor de financieel-administratieve dienstverlening van de universiteit. Het FSSC verzorgt onder meer:

  • Adequate verwerking van alle inkomende facturen en personeelsdeclaraties.
  • Facturatie en kredietbewaking.
  • Tijdige en volledige registratie van de inkomende en uitgaande geldstromen.
  • Technische consolidatie van de jaarrekening, administratieve ondersteuning van de Planning & Control-cyclus, en het BTW-steunpunt.

 

Het PSSC  is verantwoordelijk voor de personele-administratieve dienstverlening van de universiteit. Het PSSC verzorgt onder meer:

  • Verwerken van wijzigingen in dienstverbanden (mutaties) op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom.
  • Verwerken en uitbetalen van salarissen.
  • Voortdurend toezicht houden op en verbeteren van HR werkprocessen.

De afdeling Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen. Functioneel Beheer beheert onder andere de volgende systemen:

  • SAP (ondersteuning financiële, personele en logistieke processen)
  • ULCN (registratie en beheer van accounts)
  • GMS (decentrale gastenregistratie)
  • LU-Card (universitaire identiteitskaart)
  • Business Objects (Rapportage omgeving)
  • E-stemmen (ondersteuning van de universitaire verkiezingen)
  • Docman (documentmanagement)
  • CRM (klantrelatiebeheer)
     

DIA bestaat uit drie aandachtsgebieden: Record Management, Archiefbeleid en Advisering.

  • Record Management:
    -    Postverdeling
    -    Registratie en archivering
    -    Workflowmanagement
    -    Informatieverstrekking inclusief archiefonderzoek
    -    DocMan functioneel beheer
  • Archiefbeleid:
    -    Vertalen van wet- en regelgeving naar toepasbare procedures en instrumenten (handboeken etc.)
  • Advisering:
    -    Documentair informatiemanagement
    -    Selectie in vernietiging of bewaren
    -    Materiële verzorging van het archief
    -    Inventarisatie en overdracht van archief aan het UBL/Nationaal Archief

Positie binnen de universiteit

Het ASSC is een van de expertisecentra van de Universiteit Leiden. De dienstverlening is belegd binnen de afdelingen FSSC, PSSC, FB en DIA. Daarnaast heeft het ASSC een Servicepunt voor het beantwoorden van binnenkomende vragen.

De organisatiestructuur van het ASSC vind je terug in het Organogram (zie rechts bij Bestanden).

Kernwaarden

Lees hier meer over onze kernwaarden: 

Het ASSC is in staat om de behoeften, wensen, verwachtingen en belangen van klant te vertalen naar passende producten en dienstverlening binnen de gegeven beleidskaders en beschikbare informatie waarmee we ernaar streven de verwachtingen van de klant te overstijgen.

De teams van het ASSC zijn een betrouwbare partner in de keten waarin ze opereren. Onze dienstverlening is verankerd in een overeengekomen set aan producten en diensten waarvan het voor onze klant en ketenpartners duidelijk is wat de afspraken zijn ten aanzien van kwaliteit en doorlooptijd. Onze klanten zijn bekend met hun rol en verantwoordelijkheid als onderdeel van onze processen.

Wanneer omstandigheden veranderen, tonen we flexibiliteit en creativiteit om tot nieuwe oplossingen te komen. We denken niet in traditionele kaders maar in kansen en mogelijkheden. Hier hoort een open houding bij, evenals het gesprek aangaan om tot oplossingen te komen en in contact staan met elkaar zodat we op de hoogte blijven van wat de ander wil.

We gaan relaties aan waarin we waarde toevoegen aan elkaar en nauw samenwerken. Er is hierbij afstemming over belangen en denkwijzen en voortdurende aandacht of we elkaar goed zien, elkaar begrijpen en betrekken. We hebben oog voor elkaar en zetten onze kennis, talenten en ervaring in voor ons ASSC, de organisatie en de maatschappij. Het mag schuren, maar met respect, begrip en nieuwsgierigheid.

Wij zorgen ervoor dat iedereen zich thuis voelt in het ASSC en daar zichzelf kan zijn. Wij geloven dat het openstaan voor verschillende ideeën, ervaringen en achtergronden goed is voor onze medewerkers, organisatie en maatschappij. Inclusiviteit helpt ons bij het verbeteren van de dienstverlening die wij leveren aan onze klanten.

Wij zijn enthousiast en hebben een positieve houding tegenover collega's, klanten en het werk dat we verzetten. We doen ons uiterste best om een ander te kunnen helpen. Dat betekent dat we open staan voor anderen en nieuwe ideeën. Hiermee creëren we positieve energie en maken we ruimte voor plezier tijdens het werken.

Contact

Hoofd

Wouter Peters

Secretariaat

Mw. D.J. (Daphny) Uljé 

dj.ulje@bb.leidenuniv.nl
+31 (0)71 527 3144

Postadres

Postbus 9500
2300 RA Leiden

Bezoekadres

Rapenburg 70
2311 EZ Leiden
Routebeschrijving
Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.