Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer

Verantwoordelijkheid van de afdeling

Documentaire informatie en archiefbeheer (DIA) is verantwoordelijk voor het archiveren van informatie die verbonden is aan het beleid als de werkzaamheden van de LEI. Dit geldt voor zowel onderzoek, onderwijs als bedrijfsvoering.

Wat doet de afdeling?

DIA is sinds 2023 bezig om het archiving by design principe te implementeren bij de universiteit Leiden. DIA helpt de medewerkers van de universiteit en instituten om te archiveren waar ze werken. Dit doen we zowel met de afdelingen die de informatie maken en bewaren, als de informatieprofessionals die ervoor zorgen dat alles werkt naar behoren.

Daarnaast zit DIA in de overgangssituatie vanuit papieren archief, poststromen en archiefsysteem Djuma (voorheen Docman). Vanuit die situatie willen we graag toewerken naar een situatie waarin Archiving by design toegepast wordt. De informatie wordt in de applicatie gearchiveerd waar ermee gewerkt wordt.

DIA voert werkzaamheden uit in de volgende deelgebieden:

• Advisering over Archiving by design
  • Bewaartermijnen en archiefrequirements op basis van de archiefwet en -regelgeving.
  • Het correct vernietigen van informatie. (ook bij uitfasering van applicaties)
  • Het archiveren, metadateren en structureren van informatie
    • Voor alle applicaties van de LEI
    • In MS Teams, SharePoint en op de netwerkschijven
    • Digitaal en papier
  • Het opstellen van een jaarlijks overzicht, informatiebeheer audit en control.
  • Het beheren en overbrengen van archief naar het Nationaal Archief.
• Record Management
  • Postverdeling;
  • Registratie en archivering;
  • Informatieverstrekking inclusief archiefonderzoek en
  • Djuma in relatie tot Archiving by Design

Vragen?

Voor alle vragen rondom archief kunt u contact opnemen via DIA@assc.leidenuniv.nl.

Contact