Aanvragen

Blijkt uit de beslisboom (of uit overleg met de secretaris) dat je onderzoek voorgelegd moet worden aan de Commissie Ethiek? Zet dan de volgende stappen:

Schrijf een datamanagementplan (DMP). Ben je promovendus, of ontvang je onderzoekssubsidie? Dan wordt dit hoe dan ook van je verwacht. Een DMP wordt o.a. gebruikt om alle beslissingen en (veiligheids-)maatregelen voor een verantwoorde omgang met je onderzoeksdata vast te leggen. Neem contact op met een Data Steward van jouw faculteit (researchsupport @ hum óf arch .leidenuniv.nl) voor hulp en advies. Begin op tijd: minimaal zes weken voor de aanvraagdeadline (de 1^e dag van de maand).

Vul een PrivacyQuickScan in. Ga je persoonsgegevens verwerken? Dan gebruikt de Privacy Officer de quickscan om een snelle risico-inschatting te maken. Bij hoge risico’s is er een uitgebreidere inventarisatie van je dataverwerkingen en voorzorgsmaatregelen nodig (een DPIA, wettelijk verplicht). Stuur minimaal 4 weken voor de aanvraagdeadline je quickscan samen met je DMP naar de Privacy Officer (privacy@BB.leidenuniv.nl): die start als het nodig is een DPIA, en adviseert je verder over privacy in je onderzoek. Stuur ook je toestemmingsformulier en informatieformulier, als dat van toepassing is: daar krijg je dan ook feedback op.

Vul het aanvraagformulier van de Commissie Ethiek in. Heb je groen licht van de Data Steward en de Privacy Officer? Stuur je aanvraag, mét alle relevante documenten (DMP, en indien van toepassing het toestemmings- en informatieformulier) op naar de Commissie Ethiek (ethics@hum.leidenuniv.nl). Alleen complete aanvragen worden in behandeling genomen. Aanvullende documenten zoals subsidieaanvragen worden niet gelezen.

Vervolg

Als de secretaris je aanvraag vóór of op de eerste dag van de maand ontvangen heeft, zet die hem op de agenda voor de eerstvolgende vergadering van de Commissie Ethiek. Die vindt meestal plaats in de tweede week van de maand. De CE bestaat uit acht leden, verdeeld over twee kamers, die in afwisselende maanden vergaderen. Je aanvraag wordt dus door vier wetenschappers besproken en van feedback voorzien. De secretaris neemt na de vergadering zo snel mogelijk contact met je op; er zijn dan drie mogelijkheden:

1. Je aanvraag was goed! Er zijn misschien nog een aantal kleine vragen of opmerkingen, maar die staan een goedkeuring niet in de weg. Je krijgt meteen je goedkeuringsbrief.
2. Je aanvraag is oké, maar de CE wil graag reactie op een aantal vragen en suggesties zien alvorens goedkeuring te verlenen. Meestal kun je die reactie direct via email retourneren. Soms vraagt de secretaris om een gereviseerd aanvraag- of toestemmingsformulier. Je reactie wordt dan door de secretaris en de voorzitter beoordeeld (dus niet pas in de volgende vergadering); als die acceptabel wordt bevonden, geeft de voorzitter hun goedkeuring en stuurt de secretaris je je brief.
3. Je aanvraag is niet acceptabel: hij is incompleet, niet coherent, of geeft reden tot zorg dat je je onvoldoende bewust bent van de ethische risico’s in je onderzoek. Je krijgt een uitleg waarom de aanvraag wordt afgewezen, en een verzoek om een nieuwe aanvraag voor te bereiden. Bij grote bezwaren én hoge urgentie (bijvoorbeeld omdat je op het punt staat om op veldwerk te gaan) kan de CE de onderzoeks- en/of wetenschappelijk directeur inlichten.

Deadlines

De aanvraagdeadline voor de Commissie Ethiek is in principe de eerste dag van de maand (uitgezonderd juli en augustus; in die maanden wordt niet vergaderd). Valt de deadline in het weekend, op een stakingsdag in het hoger onderwijs, of op een verplichte vrije dag? Dan is de deadline de eerstvolgende werkdag.

De vergadering vindt meestal in de tweede week van de maand plaats. Je mag binnen 3-5 dagen na de vergadering contact met de secretaris verwachten.

Korte procedure

Onderzoek dat al eerder is goedgekeurd door de CE van een andere (erkende) kennisinstelling hoeft niet opnieuw getoetst te worden. Stuur het bericht van goedkeuring en liefst ook de aanvraagdocumentatie naar de Commissie Ethiek ter controle en kennisgeving.

Als het voorgenomen onderzoek lijkt op onderzoek dat eerder al door de Commissie Ethiek is goedgekeurd, kun je het aanvraagformulier van het goedgekeurde voorstel en een korte samenvatting (max. 500 woorden) van de verschillen met het nieuwe onderzoek indienen.

Een project dat door de European Research Council wordt gesubsidieerd is meestal in de loop van het toekenningsproces al grondig beoordeeld op ethische aspecten. Neem contact op met de secretaris om een zinvol vervolg daarop te bepalen.

Korte procedures worden doorlopend in behandeling genomen: ze worden niet tijdens de maandelijkse vergadering besproken, maar direct door de secretaris en de voorzitter beoordeeld.